DFN Videoconferencing

Als Mitglied im Verein Deutsches Forschungsnetzwerk ist allen Professorinnen und Professoren, sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Nutzung des Videoconferencing-Services des DFN-Vereins möglich. Der Service ermöglicht die Nutzung verschiedener Videokonferenzsysteme miteinander, und erlaubt auch die Zuschaltung von Gästen von einem beliebigen PC oder Notebook. Auch die Einwahl per Telefon ist möglich.

Für die Durchführung einer Videokonferenz benötigen Sie einen virtuellen Konferenzraum. Sie können entweder

• Option 1: den von der Hochschule vorgefertigten virtuellen Konferenzraum im Outlook buchen.

oder

• Option 2: sich einen persönlichen, nur von Ihnen genutzten virtuellen Konferenzraum selbst erstellen.

Wenn Sie häufiger Videokonferenzen durchführen oder für regelmäßige Meetings fest definierter Gruppen empfiehlt sich die Erstellung eines persönlichen Konferenzraums, den Sie dann immer wieder verwenden. Einen selbst angelegten Raum müssen Sie auch nicht im Outlook buchen, da nur Sie darauf Zugriff haben.

Wenn Sie nur selten Videokonferenzen durchführen, buchen Sie einfach den virtuellen Raum über Outlook.

Für die eigentliche Durchführung der Videokonferenz gibt es ebenfalls mehrere Optionen.

Fügen Sie einfach den Raum „zz DFN Virtueller Konferenzraum 1“ Ihrer Terminbuchung hinzu, Sie bekommen dann alle weiteren Informationen per Email zugesendet.

• Besuchen Sie die Seite https://www.conf.dfn.de und klicken Sie auf den Button Veranstalter-Login

• Wählen Sie aus der Liste Hochschule Rhein-Waal aus und bestätigen Sie mit Weiter

• Melden Sie sich unter Angabe Ihres Kürzels @staff.hsrw und des zugehörigen Passwortes an.

• In Ihrer nun angezeigten Übersicht klicken Sie auf den Button NEUER MEETINGRAUM +

• Vergeben Sie einen Namen für die Veranstaltung sowie eine Veranstalter-PIN.
• Nehmen Sie (falls notwendig) weitere Einstellungen vor
• Bitte beachten Sie, dass es für einen normalen Betrieb einer Videokonferenz nicht notwendig ist, weitere Einstellungen vorzunehmen
• Klicken Sie auf SICHERN.

• Es wird Ihnen nun die soeben erstellte Veranstaltung in der Übersicht angezeigt.
• Mit den beiden Links Textvorlage und Template können Sie Vorlagen zum Versenden an Teilnehmer abrufen.
• In diesen Mailvorlagen sind alle relevanten Informationen zu Ihrer Konferenz enthalten; es empfiehlt sich daher, den Text bei der Erstellung eines Outlook-Termins als Notiz anzuhängen.
• Ein Klick auf die Raumnummer in der Übersicht leitet Sie direkt zur browserbasierten Durchführung einer Videokonferenz als Veranstalter
• Bitte beachten Sie, dass eine Konferenz beliebig oft wiederverwendet werden kann. Bitte sehen Sie von der häufigen Erstellung neuer Konferenzen ab.

Für die Durchführung der Videokonferenz gibt es mehrere Optionen:

• Alle Teilnehmer befinden sich in beliebigen Räumen oder unterwegs. Hier kann die Konferenzteilnahme via Browser, Telefon und/oder Jabber erfolgen.
• Einige Teilnehmer befinden sich in einem Videokonferenzraum der HSRW und einige Teilnehmer befinden sich unterwegs oder im Büro. Hier erfolgt die Konferenzteilnahme via Videokonferenzraum und z.B. via Browser, Telefon und/oder Jabber.
• Alle Teilnehmer befinden sich in zwei Videokonferenzräumen der HSRW - in diesem Fall müssen Sie keinen virtuellen Konferenzraum buchen oder erstellen, sondern buchen einfach die physischen Videokonferenzräume. Sind mehr als zwei physische Konferenzräume involviert, müssen Sie einen virtuellen Konferenzraum nutzen.

• Drücken Sie den Knopf (1), um die Eingabemaske zu öffnen.
• Drücken Sie den Knopf (2), um in den alphanumerischen Modus umzuschalten.

• Geben Sie nun 979#####@conf.dfn.de ein, wobei die 979 sowie die Rauten für Ihre Konferenznummer stehen, die in der Übersicht angezeigt wird, also z.B.: 97991719.
• Schalten Sie zwischen den Buchstabenmodus und dem Zahlen- & Zeichenmodus mit der im Screenshot gekennzeichneten Taste um.
• Drücken Sie auf Anrufen, um mit der Konferenz verbunden zu werden.
• Nach erfolgreicher Einwahl geben Sie über die Eingabemaske Ihren bei der Erstellung der Konferenz vergebenen Veranstalter-PIN ein.
• Bitte beachten Sie: Ohne PIN können Gäste den Meetingraum betreten, aber das Meeting startet erst, wenn der Veranstalter den Meetingraum betritt.

Cisco Jabber ist ein von Cisco zur Verfügung gestellter Dienst, der die Anwahl von DFN-Videokonferenzräumen ermöglicht. Zur Nutzung müssen Sie Mitarbeiter der HSRW sein.

• Zur Installation des Cisco Jabber Clients wenden Sie sich bitte an den IT-Service der HSRW.
• Melden Sie sich im Client mit Ihrem Kürzel @staff.hsrw und dem zugehörigen Passwort an.
• Rufen Sie den Konferenzraum mit der Adresse 979#####@vc.dfn.de an.
• Nach erfolgreicher Einwahl geben Sie über die Eingabemaske Ihren bei der Erstellung der Konferenz vergebenen Veranstalter-PIN ein.
• Bitte beachten Sie, dass Gäste ohne PIN den Meetingraum zwar betreten können, das Meeting aber erst startet, wenn der Veranstalter den Meetingraum betritt.
• Der Konferenzraum ist nur im lokalen Netz der HSRW via Jabber anrufbar.
• FAQs zu Cisco Jabber finden Sie im internen Netz unter https://otrs.staff.hsrw/otrs/customer.pl?Action=CustomerFAQZoom;ItemID=87

• Gehen Sie auf Ihre Übersicht der erstellten Konferenzen unter https://my.conf.dfn.de/
• Klicken Sie auf die mit 979 beginnende Raumnummer zu Ihrer Veranstaltung; Sie werden direkt als Veranstalter zu der Konferenz geleitet; die vorab vergebene Veranstalter-PIN wird hier automatisch mit übertragen und muss nicht nochmals gesondert eingegeben werden

• Wählen Sie zur Teilnahme per Telefon: +49-30-200 979#####, wobei 979##### der Konferenznummer entspricht.
• Nach erfolgreicher Einwahl geben Sie über Ihr Telefon den bei der Erstellung der Konferenz vergebenen Veranstalter-PIN ein.
• Bitte beachten Sie, dass Gäste ohne PIN den Meetingraum zwar betreten können, das Meeting aber erst startet, wenn der Veranstalter den Meetingraum betritt.
• Die Anwahl dieser Nummer ist von Telefongeräten der HSRW (Mobil und Festnetz) kostenfrei.

Für die Teilnahme als Gast an einer Videokonferenz gibt es mehrere Optionen:

• Drücken Sie den Knopf (1), um die Eingabemaske zu öffnen.
• Drücken Sie den Knopf (2), um in den alphanumerischen Modus umzuschalten.

• Geben Sie nun „979#####@conf.dfn.de“ ein, wobei die 979 sowie die Rauten für Ihre Konferenznummer stehen, die in der Übersicht angezeigt wird, also z.B.: 97991719.
• Schalten Sie zwischen den Buchstabenmodus und dem Zahlen- & Zeichenmodus mit der im Screenshot gekennzeichneten Taste um.
• Drücken Sie auf Anrufen, um mit der Konferenz verbunden zu werden.
• Warten Sie ggf. auf das Eintreten des Veranstalters

Cisco Jabber ist ein von Cisco zur Verfügung gestellter Dienst, der die Anwahl von DFN-Videokonferenzräumen ermöglicht. Zur Nutzung müssen Sie Mitarbeiter der HSRW sein.

• Zur Installation des Cisco Jabber Clients wenden Sie sich bitte an den IT-Service der HSRW.
• Melden Sie sich im Client mit Ihrer Nebenstelle und dem zugehörigen Passwort an.
• Sollten Sie sich beim erstmaligen Login außerhalb des Hochschulnetzwerks befinden, nutzen Sie den Benutzernamen NST@uc.hochschule-rhein-waal.de
• Rufen Sie den Konferenzraum mit der Adresse 979#####@conf.dfn.de an.
• Warten Sie ggf. auf das Eintreten des Veranstalters
• Der Konferenzraum ist nur im lokalen Netz der HSRW via Jabber anrufbar.
• FAQs zu Cisco Jabber finden Sie unter https://otrs.staff.hsrw/otrs/customer.pl?Action=CustomerFAQZoom;ItemID=87

Webex Teams ist eine frei verfügbare Software von Cisco, welche einen Teamchat und Telefonie zur Verfügung stellt. Die Software ist für alle frei nutzbar, also auch für Studierende oder Externe.

Registrieren Sie sich bitte mit Ihrer @hochschule-rhein-waal.de Mailadresse.

Um einen DFN-Conf Raum per Videokonferenz zu betreten, wählen Sie 979#####@conf.dfn.de an.

Die Telefonie-Funktion finden Sie durch einen Klick auf das Telefonhörer-Icon.

Download:

• Windows
• Web-App (Alle Betriebssysteme)
• Android
• iOS

• Klicken Sie auf den Link in Ihrer Einladung. Der Link ist wie folgt aufgebaut: https://conf.dfn.de/webapp/conference/979#####.
• Wählen Sie einen Anzeigenamen und bestätigen Sie diesen.
• Klicken Sie auf Join. Die Eingabe eines PIN ist an dieser Stelle nur für den Veranstalter relevant.
• Warten Sie ggf. auf das Eintreten des Veranstalters

• Wählen Sie zur Teilnahme per Telefon: +49-30-200 979#####, wobei 979##### der Konferenznummer entspricht.
• Warten Sie ggf. auf das Eintreten des Veranstalters
• Die Anwahl dieser Nummer ist von Telefongeräten der HSRW (Mobil und Festnetz) kostenfrei.

• Um sich per SIP einzuwählen, nutzen Sie den URL 979#####@conf.dfn.de, wobei 979##### Ihrer Konferenznummer entspricht. Die Syntax des URL kann von Gerät zu Gerät variieren.
• Um die Konferenz mit einem externen H323 Gerät zu nutzen, wählen Sie die Nummer 0049100979#####, wobei 979##### Ihrer Konferenznummer entspricht.
• Warten Sie ggf. auf das Eintreten des Veranstalters